Árajánlatot egy megkeresés lapjáról vagy egy munkalap teljes oldaláról küldhetsz. A program a megadott sorokból PDF-et készít, és e-mailben elküldi az ügyfélnek — ha kéred, egy Elfogadom gombbal együtt. Az elfogadást (vagy elutasítást) te is rögzítheted, ha az ügyfél telefonon szólt. Az elfogadott ajánlat tételei utána egy kattintással a munkalapra kerülnek.
Hol találod
- Megkeresés lapján: új vagy felmérés-állapotú megkeresés esetén a Részletek fülön az Árajánlat küldése gomb, vagy az Árajánlatok fülön az Új árajánlat gomb. Ugyanitt a kiküldött ajánlatok listája.
- Munkalapon: csak a teljes oldalon (a gyorsnézetből: Teljes nézet ikon, vagy ⋮ → Teljes (klasszikus) nézet). Lent az Árajánlatok blokk — alapból összecsukva, kattintásra nyílik —, benne az Új árajánlat… gomb és a munkalap ajánlatainak listája. A gyorsnézetben és a varázslóban nincs árajánlat.
- Ha egy megkeresés munkalap lett, a hozzá küldött ajánlatok a munkalap Árajánlatok blokkjában is megjelennek.
Lépések — új árajánlat
- Kattints az Árajánlat küldése / Új árajánlat gombra. Megnyílik az Árajánlat küldése ablak.
- Szolgáltatások és Anyagok — az ajánlat sorai. Munkalapnál a munkalap tevékenységek és felhasznált termékek sorai töltődnek be, megkeresés esetén a kért munkák (soronként egy tétel); az Anyagok ott üresen indul. Minden sor átírható, törölhető, és a kereső mezővel újat vehetsz fel a listából, vagy beírva („nincs találat” sor). Soronként: megnevezés, cikkszám, mennyiség, egység, egységár, megjegyzés. Munkalapnál a csoport fejlécében lévő jelölővel az egész csoport kihagyható az ajánlatból. Amit itt átírsz, az csak az ajánlatra vonatkozik — a munkalap sorai nem változnak tőle.
- Árazás — két mód közül választhatsz:
- Tételes — a végösszeg a sorok árainak összege (Számított végösszeg).
- Gyűjtő — a végösszeget te írod be (Ajánlat végösszege); a sorok árai nem számítanak bele, de ha adtál meg soronkénti árat, a PDF-en az is látszik. Üresen hagyva a PDF-en „—” áll. Hogy melyik az alapbeállítás, a szakmától függ (fűtéstechnikában Tételes, máshol Gyűjtő); ajánlatonként átállíthatod.
- Címzett e-mail — alapból az ügyfél e-mail-címe. Alatta egy kattintással átválthatsz Nekem (…) vagy Ügyfélnek (…) címre (pl. próbaküldéshez).
- Tárgy és Kísérőszöveg — ez lesz a levél szövege. Az alapértelmezett kísérőszöveget az admin a Beállítások → PDF & E-mail részen állíthatja be.
- Árajánlat PDF felső / alsó megjegyzés — a PDF-en a tételek előtt, illetve a végén megjelenő szöveg. Az alsó alapból az érvényességet és néhány általános mondatot tartalmaz; a Visszaállítás gomb ezt visszahozza.
- További beállítások (lenyitható):
- Elfogadó gomb az emailben — az ügyfél a levélből egy kattintással elfogadhatja. Az Érvényes (nap) mezőben adod meg, meddig él a link (alapból 30 nap).
- Állapotfelvétel csatolása — csak megkeresés esetén, ha készült hozzá állapotfelvétel. Ha több van, kiválaszthatod, melyiket csatolja.
- Küldés. Siker esetén: „Árajánlat létrehozva és elküldve.” A megkeresés állapota Árajánlat elküldve lesz.
Az ügyfél elfogadja a linken
Ha bekapcsoltad az elfogadó gombot, a levélben Elfogadom az ajánlatot gomb van. Erre kattintva az ügyfél egy megerősítő oldalra jut (cégnév, logó, hivatkozási szám, kiállítás, érvényesség, összeg, feltételek), és ott az ✓ Elfogadom az árajánlatot gombbal véglegesít. Ezután az ajánlat Elfogadva jelzést kap („az ügyfél a linken”), és alapbeállítás szerint az adminok értesítést kapnak.
- A megerősítő oldal jogi szövege a Beállítások → PDF & E-mail részen, az Árajánlat elfogadásakor megjelenő jogi szöveg… pontban írható át. Üresen hagyva egy alapszöveg jelenik meg.
- Lejárt link esetén az ügyfél azt látja: Az ajánlat lejárt — ilyenkor küldj új ajánlatot.
Elfogadás vagy elutasítás kézi rögzítése
Ha az ügyfél telefonon vagy személyesen döntött, az ajánlat kártyáján a tárgy mellett:
- Elfogadva — ha már van elfogadott ajánlat ugyanahhoz, a program rákérdez, ezt is elfogadottnak jelölöd-e.
- Elutasítva — megkérdezi az okát (elhagyható).
A döntés után a kártyán Elfogadva (zöld) vagy Elutasítva (sárga) jelvény áll, mellette, hogy kézzel rögzítve vagy az ügyfél a linken történt. Tévedés esetén a mellette lévő kis visszaforgató ikonnal (Döntés visszavonása) törölheted. A megkeresés állapota követi a döntést: ha van elfogadott ajánlat, Árajánlat elfogadva; ha visszavonod, újra Árajánlat elküldve.
A tételek átemelése a munkalapra
- Megkeresés munkalappá alakításakor: ha van elfogadottnak jelölt ajánlat, a Munkalap létrehozása ablakban Az elfogadott árajánlat tételeinek átvétele pont alapból be van jelölve. Ha van ajánlat, de egyik sincs elfogadottnak jelölve, az ablak figyelmeztet — előbb jelöld el az Árajánlatok fülön.
- Munkalapon: az elfogadott ajánlat kártyáján a Tételek gombbal kinyílik a sorok listája. Jelöld ki, melyiket kéred (alapból mind ki van jelölve), és Átvétel a munkalapra. A szolgáltatás-sorok tevékenységek, az anyag-sorok termékek lesznek a munkalapon, az ajánlat áraival. Átemelni csak nyitott munkalapra lehet: lezárt munkalapon a sorok listája megnyílik, de a kijelölés és az Átvétel a munkalapra gomb szürke — újranyitás után működik.
- Ami már átkerült, azt átvéve jelzés mutatja, és nem kerül át kétszer. Ha a munkalapról törlöd az átvett sort, újra átvehető lesz.
- Ha egy átemelt anyagsornak van cikkszáma, és még nincs a katalógusban, a program felveszi a katalógusba.
Újraküldés, PDF, törlés
- Újraküldés — a kártyán. Új címzettet, tárgyat és kísérőszöveget adhatsz meg; a már elkészült PDF megy ki újra, a sorai és az összege nem változnak. Ha más tartalom kell, küldj új ajánlatot.
- PDF — a kiküldött ajánlat PDF-jét nyitja meg.
- Törlés — megerősítés után törli az ajánlatot.
- Az elfogadott ajánlatot nem lehet újraküldeni és törölni (a gombok el is tűnnek). Előbb vond vissza a döntést, ha tényleg szükséges.
Ha nem látod / nem működik
- Nincs Árajánlatok fül / blokk. Az ajánlatok látása külön jog: a Technikus alapból nem látja őket. Munkalapon az ajánlat csak a teljes oldalon van, a gyorsnézetben nincs.
- Az Olvasó megnézheti az ajánlatokat és a PDF-et, de nem küldhet, nem dönthet és nem törölhet.
- A Koordinátor küldhet, újraküldhet, rögzítheti a döntést és átemelhet tételeket, de alapból nem törölhet ajánlatot — ezt az admin teheti meg.
- Az Új árajánlat… gomb szürke, „Árajánlatok csak online módban elérhetők…” — az ajánlat a szerveren készül, internet kell hozzá. Offline a lista sem töltődik be.
- „Lezárt megkereséshez nem küldhető árajánlat.” — munkalappá alakított vagy archivált megkeresés esetén. Ilyenkor a munkalapról küldj ajánlatot; az archivált megkeresés a Visszaállítás gombbal hozható vissza.
- A Küldés gomb szürke. Hiányzik vagy hibás a címzett e-mail-címe, vagy üres a tárgy.
- Nincs Tételek / Átvétel gomb a munkalapon. Csak elfogadottnak jelölt ajánlatnál van. Régi (a tételszerkesztő előtt kiküldött) ajánlat sorai nem vehetők át — ezt a lista jelzi; ezeket kézzel vidd fel.
- Az Átvétel a munkalapra gomb szürke. A munkalap lezárt (újranyitás után megy), vagy offline vagy.
- Az ügyfél nem kapott Elfogadom gombot. Csak akkor kerül a levélbe, ha a küldéskor bekapcsoltad az Elfogadó gomb az emailben pontot, és a link még érvényes.