A bevételezés minden készletsorának egy termékhez kell kötődnie — ez a párosítás. A beolvasott számlánál a program maga keresi meg a terméket a sor kódjai és szövege alapján, és a sor mellett egy címke mutatja, miből találta meg: a zöld biztos, a sárga keretes valószínű (nézd meg), a sárga azt jelenti, hogy neked kell választanod. Amit véglegesítesz, abból a program tanul: ugyanannak a szállítónak a következő számláján ugyanez a sor már magától párosodik.
A címkék jelentése
- Zöld — biztos: EAN ✓ (a vonalkód egyezett), szállító kódja ✓ (ennek a szállítónak a cikkszáma ehhez a termékhez tartozik), korábbi szöveg ✓ (egy korábban véglegesített számla pontosan ilyen sora).
- Sárga keretes — valószínű, nézd meg: gyári kód (a termék gyári kódja szerepel a sorban, a névben is), egy ügyfélrendelés száma és az ügyfél neve (a számlán álló rendelésszám szerint), a rendelés szerint (a szállító nyitott rendelésének tétele), ⚠ kétértelmű kód / ⚠ kétértelmű szöveg (a kód vagy a szöveg korábban más termékre is mutatott).
- Sárga — válassz: ⚠ jelöltek (név szerint hasonló termékek), ⚠ több találat, ⚠ új? (semmi nem illik).
- Szürke — kézzel párosítva: te választottál.
A ⚠ a cellán és a „számlán: …” alatta azt jelenti, hogy a számlán más érték áll, mint a sorban, vagy a program bizonytalanul olvasta — tedd egymás mellé a számlaképpel. Ha a sort kijavítod, a jelzés magától eltűnik. Fölé állva a ⚠ megmondja, mi a gond. A jelzések nem tiltják a véglegesítést, csak átnézésre szólnak.
Miben keres a program, ebben a sorrendben
- a vonalkód (EAN);
- a szállító cikkszáma (ennél a szállítónál);
- a szállító korábbi számláinak sor-szövege (kód nélküli sornál);
- a termék gyári kódja;
- a sorban álló ügyfélrendelés-szám;
- a szállító nyitott rendelései;
- hasonló nevek — itt soha nem választ magától, csak jelölteket mutat.
Ezért: minél több termékeden van EAN és szállítói cikkszám, annál kevesebb a kézi munka — főleg, ha mindig ugyanattól a szállítótól veszel. Az első számla egy új szállítótól több kattintás; a második már nagyrészt magától megy.
Lépések egy párosítatlan sornál
- Előbb nézd meg, megvan-e már a termék — nem minden számlasorból kell új terméket felvenni. A sor alatt a jelöltek állnak, a különbség kiemelve (pl. „OEM” ↔ „FixCell”); ha az egyik az, Ezt választom.
- Ha nincs a jelöltek között, keresd a sor Párosítás: mezőjében (név, kód, sorozatszám).
- Ha tényleg új: Új termék ebből. Előbb megnézi, megvan-e már (Ez már megvan — a kód pontosan egyezik; vagy hasonló nevek), és csak utána nyitja a termék űrlapját, a sor nevével és kódjaival (szállítói cikkszám, EAN, gyári kód) előtöltve. A hasonló nevű termék nem mindig duplikátum: más minőség, más kivitel külön termék — te döntesz.
- Sok új termék egy számlán (pl. egy új szállító első számlája): Párosítatlan sorok (N) a lista fölött — egy ablakban mind, soronként a legjobb jelölttel. Ahol a kód pontosan egyezik, a meglévő termék az alapérték, máshol az új termék; minden sor látszik, mielőtt elindítod.
- Termékcsoport az új terméknek — mindkét ablak javasol csoportot. Előbb a saját adataidból: a hasonló nevű termékeid csoportja, a kód szerint egyező termék csoportja, vagy amibe ettől a szállítótól eddig vettél. Ha ez biztos, a csoport be van töltve (alatta: javasolva: hasonló termékek alapján); ha csak tipp, egy Javaslat: gomb jelenik meg alatta — rákattintva választod. Ha az Adattábla-olvasás be van kapcsolva (Beállítások → AI-funkciók), az ablak alján az ✨ AI-javaslat gombbal az AI-tól is kérhetsz javaslatot (✨ jel) — magától nem kéri, és a már javasolt sorokra is kérheted (ha pl. a program „Egyéb”-et mondott, pedig van jobb csoport). Az AI meglévő csoportot ad, vagy ha egyik sem illik, új csoportot (új címkével, akár két szinten, pl. „Kijelzők › Samsung kijelző”). Az új csoport csak akkor jön létre, ha kiválasztod és elindítod a felvételt; új csoportot az hozhat létre, akinek készlet-kezelési joga van. Ára: 200 javasolt termékenként 1 AI-kredit.
Új termék felvételekor gondold végig, el fogod-e tudni adni: ha nincs rajta EAN, a pénztárban vonalkód-olvasóval nem találod meg, hiába van készleten (lásd a sorozatszám és ár cikkét).
Tipp: a bizonylaton állva kérdezd meg a Súgót (F1): „miért nem párosítja a 3. sort?” — a konkrét sor állapotából felel (milyen kódot, jelöltet talált, mi hiányzik).
Ha nem látod / nem működik
- „Miért nem párosította, pedig megvan?” — A termékeden nincs meg se a számla EAN-ja, se ennél a szállítónál a cikkszám, és ettől a szállítótól még nem vételezted be: ilyenkor csak név szerint keres, és ott nem választ magától. Válassz a jelöltekből; a véglegesítés után legközelebb már magától megy.
- „Miért nem tanulta meg?” — Csak a véglegesített bevételezésből tanul. A piszkozatban végzett párosítás — és a törölt piszkozat — nem tanít.
- „⚠ kétértelmű kód” — ez a szállítói kód korábban más termékre is mutatott; a program a legutóbbit ajánlja. Ellenőrizd — a véglegesítés a te választásodat jegyzi meg.
- „Ellenőrizd a párosítást” a jó terméken is — a valószínű (nem biztos) találat jelzése a véglegesítésig a soron marad; nem tilt.
- Rossz terméket választott — keresd ki a jót a sor Párosítás: mezőjében; a címke kézzel párosítva lesz.
- „Miért nem javasol csoportot?” — Nincs hasonló nevű termék csoporttal. Kérj ✨ AI-javaslatot (ha a gomb nincs ott: az Adattábla-olvasás nincs bekapcsolva, vagy elfogyott a keret). A csoport kézzel ugyanúgy választható, vagy üresen hagyható.
- „Rossz csoportot javasolt” — a javaslat a hasonló termékeid csoportjából jön: ha azok rossz helyen vannak, a javaslat is oda mutat. Kérj ✨ AI-javaslatot, vagy válaszd ki a jót; a következő hasonló termék már ehhez igazodik. A gyűjtőcsoportnak jelölt („Egyéb” jellegű) csoportba a program nem javasol. Ha sok terméked ül rossz helyen, rendezd őket egyszerre: Készlet → Termékcsoportok → Besorolás AI-val.
- Az új csoport gombja szürke — új csoportot csak készlet-kezelési joggal lehet létrehozni (a boltvezető); válassz meglévőt.