A munkalapon kétféle aláírás van: a szervizes (a munkát végző technikusé) és az ügyfélé. Az ügyfél helyben, a telefonon vagy tableten írhat alá az ujjával, vagy e-mailben kap egy linket, és a saját eszközén írja alá. Az aláírás a lezárás része: hogy kell-e, és melyik, azt a céged beállítása dönti el.
Mikor kell aláírás?
- A cég alapbeállítása a Beállítások → Általános → Aláírások részen van (admin): Munkalap lezáráshoz aláírás szükséges, és mellette Csak technikus vagy Ügyfél + Technikus.
- Egy-egy munkalapon a munkalap-szerkesztő Általános lépésében a Munkalap csak aláírással zárható kapcsoló dönti el, kell-e aláírás; ha nem nyúlsz hozzá, a cég beállítása érvényes. Hogy melyik aláírás kell (Csak technikus vagy Ügyfél + Technikus), azt mindig a cég beállítása dönti el — munkalaponként ez nem állítható. A kapcsoló fűtéstechnikában alapból látszik, máshol a Beállítások → Űrlap fülön kapcsolható be.
- A cég beállítása minden munkalapra érvényes, a munkalap-szerkesztővel felvettekre is (a régebbi munkalapok kivételét lásd lent, a hibaelhárításban).
- Ha aláírás nem kell, a lezárás egyetlen megerősítés — aláíró ablak nélkül.
Hol találod
- Gyorsnézet: a ⋮ menüben a Munkalap lezárása — ha aláírás kell, a lezáró ablak nyílik az aláírásokkal. A program javaslatként is felkínálhatja: Aláírás bekérése.
- Teljes oldal: a Szerkesztés gombbal a szerkesztőbe lépsz, ott a tetején a Munkalap lezárása.
- Munkalaplista, Táblázat nézet: az Aláírás oszlop gombjával a szervizes aláírás, a Lezárás oszlopéval a lezáró ablak nyílik.
- Munka befejezése ablak: itt is aláírhatsz szervizesként (ugyanúgy csak a saját munkalapodon), de nem kötelező.
Ki írhat alá szervizesként?
- Szervizesként a saját munkalapodat írhatod alá: amit te vettél fel, vagy amihez hozzá vagy rendelve. Ez a Technikusra és a Koordinátorra is vonatkozik. Az Admin bármelyik munkalapot aláírhatja, az Olvasó egyiket sem.
- Ezt a jogosultsági mátrix szervizes-aláírás sora adja; cégenként eltérően is beállítható (a felületen nem).
- Szervizes aláírást mindenki csak a saját nevében rögzíthet.
Lépések — aláírás helyben
- Nyisd meg a lezáró ablakot (Munkalap lezárása / aláírás).
- Ügyfél aláírás: az ügyfél ujjal aláír a mezőben. Alatta az átvételi nyilatkozat szövege áll.
- Szerviz aláírás: rajzold meg, vagy pipáld be a Használd a mentett aláírásom lehetőséget. Ha rajzolsz, a Mentsd el aláírásmintaként bepipálva hagyásával legközelebb már nem kell újra rajzolnod.
- Lezárás és mentés, majd a kérdésnél Lezárás.
Az aláírás internet nélkül is rögzül, és a szinkronnal megy fel. Ha a böngésző engedi, a program az aláírás helyét is eltárolja. Ha a munkalap közben lezárult (például offline zártad le, és az aláírás csak utána ért fel), az aláírás akkor is rákerül: lezárt munkalapon a hiányzó aláírás pótlódik, a már meglévőt viszont semmi nem írja át.
Lépések — aláírás linkkel (az ügyfél nincs ott)
- A lezáró ablak alján: Küldd el aláírásra.
- Ellenőrizd a Címzett neve és a Címzett e-mail-címe mezőt. A program az ügyfél címeit előtölti; ha több is van (a kapcsolattartóké is), Az ügyfél címei közül választhatsz.
- Küldés. Ha a szervizes aláírást már megrajzoltad vagy a mentettet választottad, az a küldéssel rögzül.
- A munkalap Aláírásra vár állapotba kerül. A lezáró ablakban egy kártya mutatja, kinek, mikor ment ki és meddig él, alatta Link másolása, Újraküldés, Visszavonás. A Küldés másik címre új linket küld, a régi érvényét veszti.
Jó tudni:
- A link 7 napig érvényes. Az Újraküldés ugyanazt a linket küldi újra, és a 7 nap újraindul.
- Az ügyfél a linken megnézheti a munkalapot, írhat megjegyzést, és az Aláírom gombbal ír alá.
- Ha közben helyben aláír, a link érvényét veszti — az első aláírás számít.
- Ha a szervizes aláírás már megvan, az ügyfél linkes aláírásával a munkalap magától lezárul. Ha nem zárul le, visszaáll az „Aláírásra vár” előtti állapotára.
- A küldéshez internet kell („Az aláírási link küldéséhez internetkapcsolat kell.”).
- Nyitott munkalapon a link küldéséhez a munkalap szerkesztési joga kell: technikusként csak a saját munkalapodról küldhetsz.
Lezárás ügyfél-aláírás nélkül
Ha az ügyfél-aláírás kötelező, de nem érkezett meg, a lezáró ablak alján: Lezárás ügyfél-aláírás nélkül… Válaszd ki az okát (pl. „Az ügyfél nem volt elérhető”; az Egyéb okhoz megjegyzés is kell), majd Lezárás aláírás nélkül. Az ok és a megjegyzés a munkalap előzményeibe és a PDF-re is rákerül. A szervizes aláírás ilyenkor is kötelező. Ha a kiküldött linken az ügyfél később mégis aláír, az aláírás rákerül a lezárt munkalapra.
Aláírási link lezárt munkalapra
Ha a munkalapot ügyfél-aláírás nélkül zárták le (rossz címre ment a link, vagy lejárt), utólag is küldhetsz linket: a gyorsnézet ⋮ menüjében Aláírási link küldése. Az aláírás után a munkalap és a PDF frissül; a munkalap többi része a lezáráskori állapotában marad.
Ha nem látod / nem működik
- „Csak a munkalaphoz rendelt szervizes (vagy admin) írhat alá.” — szervizesként csak a saját munkalapodat írhatod alá (amit te vettél fel, vagy amihez hozzá vagy rendelve); ez a Koordinátorra is vonatkozik. Ha alatta megjelenik a Kiosztás magamnak gomb, azzal hozzárendelheted magad, és utána aláírhatsz; különben kérd meg az irodát.
- Nem kér aláírást a lezárás, pedig a cégnél kötelező. Nézd meg a munkalap-szerkesztő Általános lépésében a Munkalap csak aláírással zárható kapcsolót. Egy korábbi programhiba miatt a régebben, munkalap-szerkesztővel felvett munkalapokon ez kikapcsolva áll, ezért azokon a lezárás nem kér aláírást — ha kell, kapcsold be. Az új munkalapok a cég beállítását követik.
- Nincs Ügyfél aláírás mező és Küldd el aláírásra gomb. A céged beállítása szerint csak a technikus aláírása kell (Csak technikus), vagy az ügyfél már aláírt.
- A „Lezárás és mentés” szürke. Hiányzik egy kötelező aláírás — az ügyfélé (ha Ügyfél + Technikus a beállítás) vagy a szervizesé.
- Nincs „Lezárás ügyfél-aláírás nélkül…”. Ez külön jog: alapból az admin és a koordinátor kapja meg, a technikus nem. Az admin egyénileg kiadhatja.
- „Nem sikerült elküldeni az aláírási linket.” Nincs szerkesztési jogod a munkalapon (nem a te munkalapod), vagy hálózati hiba történt.
- Nincs „Aláírási link küldése” a lezárt munkalapon. Ez is külön jog (alapból admin és koordinátor), és internet kell hozzá. Ha az ügyfél már aláírt, nem jelenik meg.
- Az ügyfél szerint a link nem működik. „A link lejárt” — nyomd meg az Újraküldés gombot. „Ez a link már nem érvényes” — a kérést visszavonták, vagy újabb linket küldtek helyette.
- Új telefonon nincs meg a mentett aláírásom. A mentett aláírásminta az adott eszközön tárolódik — rajzold meg újra, és pipáld be a Mentsd el aláírásmintaként lehetőséget.