Az ügyfélrendelés az ígéret az ügyfélnek: mit rendelünk neki, melyik készülékéhez, mennyiért, mikorra. Három szakasza van: (1) megtalálni, mi kell (és hogy nincs-e készleten), (2) leadni a rendelést, és az adatait (szállító, rendelésszám, ár) rögzíteni a programban, (3) a megérkezéskor a bevételezésen összekötni a számla tételét a rendeléssel, hogy kiderüljön, kinek jött — és lezárni. Az elején el kell dönteni, hogy csak az alkatrész kell (félretett kosár), vagy beépítéssel (munkalap); a pénz (előleg, fizetendő) ezen él.
Hol találod
- Beszerzés → Ügyfélrendelések → Új ügyfélrendelés.
- A Pult felvételén és a műhelynézetben: Rendelt alkatrész → Alkatrészt kell rendelni (munkalaphoz kötve).
- Egy termékből: a Termékek listáján a sor teherautó-ikonja (Ügyfélrendelés ebből), a termék adatlapján vagy az infó-ablakban Ügyfélrendelés — a termékkel és az utolsó szállítójával előtöltve.
- Beszerzés → Beszerzési lista: mit kell rendelni (ügyfélrendelések, felírt tételek, fogyás); Szállítói rendelések: a leadott rendelések.
1. Mit rendelünk — és kell-e egyáltalán
- Ügyfél és készülék: visszatérő ügyfélnél keress névre vagy telefonra; munkalap nélkül a telefon kötelező (enélkül nem értesíthető). Új készüléket (gyártó, típus, szín, IMEI) a + Új készülék vesz fel az ügyfél eszközei közé.
- Mit rendelünk: a termék a katalógusból, vagy szabad szöveg (pl. „iPhone 11 kijelző OLED”) — a termék a rendeléskor nem kötelező, csak a bevételezéskor. Opcionális: Szín, Minőség.
- Előzmény: keresés a korábbi munkalapokban, rendelésekben, bevételezésekben ehhez a készülékhez — mit, kitől, mennyiért vettünk; Ezt választom kitölti a sort. Ha a termékből van készleten, az ablak szól: biztosan rendelni kell?
- Csak az alkatrész (alapérték): félretett kosár jön létre a pénztárban — az előleg és a fizetés ott. Beépítéssel: munkalap nyílik „Átvéve” állapotban, „Alkatrészre vár” jelzővel; a felvétel többit (tesztek, sérülések, kód) akkor pótolod, amikor az ügyfél behozza a készüléket.
- Megbeszélés az ügyféllel (mind nem kötelező): Megbeszélt ár (bruttó, Ft) — az elismervényre kerül, a fizetendőt a kosár / munkalap adja; Átvett előleg (készpénz vagy kártya — azonnal a kasszába, a kosár vagy a munkalap előlegeként); Várható érkezés, Prioritás (Sürgős), Megjegyzés.
2. Leadod a rendelést — és rögzíted
- Ha a felvételkor tudod: a tétel alsó, Honnan részén Szállító, Kinézett egységár (nettó / bruttó, Ft / €), Szállítói cikkszám, link, és Már megrendeltem (+ a rendelésszám, ha van). Az azonos szállító + rendelésszám egy szállítói rendelés lesz, a különbözők külön — a bolt gyakran tételenként rendel, hogy ami megvan, előbb jöjjön.
- Később: a rendelés lapján Megrendeltem…, vagy a Beszerzési lista csoportjánál Megrendeltem — rögzítem.
- A webshop rendelésszáma a legfontosabb: ezzel párosít a bevételezés (a számlán is rajta van). A kinézett ár becslés — a bevételezést előtölti, utána csak beszerzési-ár joggal látszik.
- Elismervény nyomtatható a rendelés lapjáról.
3. Megérkezik — bevételezés, értesítés, lezárás
- A számla bevételezésekor a sor a rendelési tételhez kötődik (a rendelésszám vagy a termék / cikkszám szerint) — részletek a bevételezés és rendelés cikkben. Vagy a szállítói rendelés lapjáról Bevételezés a rendelésből.
- A véglegesítéskor az ügyfélrendelés Megérkezett; munkalapnál az „Alkatrészre vár” magától visszaáll.
- Értesítem: előre megírt szöveg WhatsAppon, Viberen, SMS-ben, hívással, vagy „személyesen szóltam” — a program rögzíti, ki, mikor, hogyan szólt (két kolléga így nem hívja kétszer).
- Csak alkatrésznél: az ügyfél bejön, a pénztárban a Kosarak közül nyitod a kosarát, és fizet. Beépítésnél: hozza a készüléket (vagy ha már nálatok van, folytatjátok a munkalapot), a műhelynézetben a megjött tételen Beépítem.
A rendelések figyelője (a Beszerzés tetején) szól, ha valami elakad: régóta nincs megrendelve, késik a szállító, megjött, de nem szóltatok, értesítve, de napok óta nem jött érte (Elhagyott: lemondható „nem jött el” okkal — a megrendelt alkatrész a polcra kerül).
Gyakori helyzetek
- Mégis be kell építeni (kosaras rendelés): Munkalapra viszem… a rendelés lapján — munkalap nyílik, a kosár törlődik, az előleg átvezetve a munkalapra (a kassza egyenlege nem változik).
- Még egy alkatrész kell ugyanahhoz: a rendelés lapján Tétel.
- Elgépeltem valamit / most már tudom a szállítót: a rendelés lapján a tétel ceruzája (Tétel javítása). Amíg a tétel rendelendő, minden javítható (megnevezés, termék, darab, szín, minőség, szállító, cikkszám, link, kinézett ár); megrendelve már csak a megnevezés, a szín, a minőség, a cikkszám, a link és a kinézett ár — a darab és a termék nem (a bevételezés arra köt). Kosaras rendelésnél a darabot és a terméket a kosárban javítsd.
- Rossz a szállító vagy a webshop-rendelésszám a szállítói rendelésen: a szállítói rendelés lapján Adatok javítása (szállító, rendelésszám, várható érkezés, megjegyzés). A szállító csak addig cserélhető, amíg semmi nem érkezett meg belőle — utána mondd le a tételt, és vedd fel újra a jó szállítóval.
- Lemondás: a tétel vagy az egész rendelés (Rendelés lemondása…, indokkal). Ami már megrendelt, az megjöttekor a polcra kerül. Előleg nélkül a kosár törlődik; előleggel marad — a pénzről a pénztárban dönt valaki.
- Bent ragadt rendelés (rég teljesült, de nem a bevételezésen át): Megoldva — lezárom… indokkal. Nyoma marad (ki, mikor, miért); a készlet nem mozdul. Visszavonható: Mégis nyitott.
- Megjött, de bevételezés nélkül (pl. a szállító kézben hozta, a számla később jön): a tételen Megérkezett — a készletre ez nem kerül, azt a bevételezés teszi.
Ha nem látod / nem működik
- Nincs Beszerzés menü — a funkció a bolti cégeknél van, és jog kell hozzá.
- „A rendelés felvételéhez internet kell.” — a rendelés csak hálózattal vehető fel (a terméklista offline is gépelhető).
- „Az előleg NEM került rögzítésre.” — a rendelés létrejött, de az előleg nem: rögzítsd a munkalapon, illetve a pénztárban a kosárnál (több kasszánál ott választható, jog nélkül kérd meg a pénztárost).
- Nem látod a kinézett árat — a felvétel után csak beszerzési-ár joggal látszik.