A Teendők egy közös emlékeztető-lista: ide írod, ha valakinek valamit el kell intéznie — fel kell hívni valakit, utána kell nézni valaminek, nem szabad elfelejteni. A teendő szólhat neked, egy kollégának, egy egész szerepkörnek vagy mindenkinek, és kapcsolódhat egy munkalaphoz vagy az ügyfél adataihoz. A program maga is ír teendőt, ha valakinek lépnie kell (például egy ajánlatra napok óta nincs válasz).
Hol találod
- Menü → Teendők. A menüpont mellett a szám a neked szóló, mára esedékes és lejárt teendők száma.
- Irányítópult → Mai teendőim kártya (csak ha mára van teendőd).
- A munkalapon a Teendők szakasz, az ügyfél adatlapján a Teendők blokk — a hozzá kötött nyitott teendők, és a + Teendő gomb (a kapcsolatot magától kitölti).
A lista
- Fülek: Ma (a mára esedékes és a lejárt — a lejárt pirossal, elöl), Később, Határidő nélkül, Kész (az utolsó 90 nap).
- A jobb felső választó: Nekem szól, Én írtam, és a vezetőnek Mindenki teendői.
- Egy sor: elöl a kör — rákattintva kész. Alatta a határidő, kinek szól, az ügyfél neve és a munkalap száma. Jobbra a telefon ikon (ha van telefonszám — megnyitja a telefon-ablakot: látszik a szám, és onnan hívhatsz, SMS-t, WhatsApp- vagy Viber-üzenetet küldhetsz, vagy kimásolhatod a számot), az óra (halasztás: holnapra, jövő hétre, egy héttel később) és a … menü (Szerkesztés, Kész, megjegyzéssel…, Újranyitás).
- A kipipált sor áthúzva ott marad, amíg fület nem váltasz — ha tévedtél, a körre kattintva visszanyitod.
Lépések — új teendő
- A lista tetején írd be, mit kell elintézni, és nyomj Entert — ez neked szól, mára (alatta választhatsz: Mára, Holnapra, Határidő nélkül).
- Több beállításhoz: Részletek… (vagy a + Teendő gomb). Itt adod meg:
- Kinek: magadnak, egy kollégának, egy szerepkör minden tagjának (pl. „Minden pultos”) vagy Mindenkinek;
- Privát: csak te látod (a vezető sem) — ilyenkor a teendő a tiéd;
- Fontos: csillagot kap és a lista elejére kerül;
- Post-it (alapból csak az adminnak van ilyen kapcsolója): a címzett minden oldalon sárga cetliként látja, amíg el nem végzik. A Fontos bekapcsolása a Post-itet is bekapcsolja — ha nem kell cetli, kapcsold vissza;
- Határidő: nap, és ha időpontot is adsz, akkor abban a percben emlékeztetőt kapsz (csengő, és ha bekapcsoltad, push az eszközödre);
- Ügyfél (nem kötelező).
- Felvétel. Akinek kiosztottad, értesítést kap a csengőbe.
Ha a cégnél csak egy felhasználó van (egyfelhasználós mód), a Kinek és a Privát nem jelenik meg, és a lista fölött sincs szűrő — minden teendő a tiéd.
Post-it — a cetli minden oldalon
A Post-it jelölésű teendő a címzettnél minden oldal tetején, jobbra, sárga cetliként áll (telefonon egy sárga sor a fejléc alatt — rákoppintva kinyílik). Legfeljebb három cetli látszik egyszerre, a többi a Teendők között. A határidős cetli a határidő napján jelenik meg.
- Elvégeztem — a cetli eltűnik. Ha egy szerepkör vagy mindenki kapta, az első „Elvégeztem” mindenkinél lezárja (a többieknél legfeljebb egy percen belül tűnik el) — így a „hívjátok fel XY-t” nem csörög kétszer. Utána pár másodpercig Visszavonás.
- A Post-it (N) felirattal a cetlisor összecsukható — új cetli érkezésekor magától kinyílik.
- A cetli címére kattintva a teendő megnyílik.
- Kitenni a Post-it kapcsolóval lehet a teendő szerkesztésekor — alapból az admin; más szerepkörnek a jogosultsági mátrixban adható meg (
todo.sticky).
Kész, megjegyzéssel
A … → Kész, megjegyzéssel… megkérdezi, mi lett az eredménye („Felhívtam, jövő héten hozza”). Ha a teendő munkalaphoz kötött, a megjegyzés a munkalap előzményei közé is bekerül.
Rendszer-teendők
A program magától ír teendőt (a soron kis robot ikon jelzi), és magától le is zárja, ha a helyzet megoldódott:
- Ajánlatra nincs válasz — ha a kiküldött ajánlatra néhány nap után sincs válasz, annak, aki kiküldte. Elfogadáskor, elutasításkor, újabb ajánlatnál vagy a munkalap lezárásakor lezárul.
- Megérkezett rendelés — ha az ügyfélrendelés megjött, annak, aki felvette: szólni az ügyfélnek. Az Értesítem gombra lezárul.
- Esedékes karbantartás — ha a karbantartási terv sora két héten belül esedékes és nincs még munkalapja, a koordinátoroknak: időpontot egyeztetni. Munkalap készítésekor, kihagyáskor vagy átütemezéskor lezárul.
- Visszaküldés: lejárt — ha a szállítónak elküldött csomag tétele tovább van kint, mint a szállító „Jelezzen ennyi nap után” ideje (üresen 30 nap), annak, aki a csomagot feladta: rákérdezni. Csomagonként egy; lezárul, ha a csomag minden tételéről döntött a szállító.
- Visszaküldés: döntött a szállító — ha a munkalaphoz vagy ügyfélrendeléshez kötött visszaküldés lezárul (javítva, kicserélték, elutasították, jóváírták), annak, aki felvette: beépíteni a cseredarabot / szólni a vevőnek. Ez nem zárul magától — a teendő maga a lépés, pipáld ki, ha megvan.
Ezekről a csengő nem szól (sok egyszerre keletkezhet) — a listában és a Mai teendőim kártyán látod őket. Ki- és bekapcsolásuk: Beállítások → Teendők (admin).
Ha nem látod / nem működik
- Nincs Teendők menüpontod: a jogosultságod nem engedi (a cég adminja állíthatja).
- Csak magadnak tudsz írni: nincs kiosztási jogod.
- Nem látod a kolléga teendőjét: csak azt látod, ami neked, a szerepkörödnek vagy mindenkinek szól, illetve amit te írtál — a mindenkiét a vezető látja. A privát teendőt csak az látja, aki írta.
- Szürke a kör / a Felvétel gomb: nincs internet. A teendők internet nélkül is olvashatók, de menteni, kipipálni csak kapcsolattal lehet.
- Nem jött emlékeztető: emlékeztető csak akkor jön, ha a határidőnél időpontot is megadtál; a push-hoz az eszközödön be kell kapcsolni a web-push értesítést (Saját beállítások).