A Kimutatások → Külső szerviz oldalon partnerenként látod a vele folyó MINDEN ügyletet és mindegyik állapotát: mi számolható el most, mi van még folyamatban és miért, és mit számoltatok már el. Innen indítod az elszámolást, és ha a partnered is Munkalapozzt használ, itt hagyod jóvá az övét. Nem számla: a számlát a partner (vagy te, ha neked fizetnek) a saját számlázójában állítja ki — a program az elszámolás tényét, összegét és a könyvelést kezeli.
Hol találod
Kimutatások → Külső szerviz (az oldal címe: Külső szerviz — elszámolás). Felül a partnerek összesítője, alatta a kiválasztott partner kártyái. Az időszak-választó (Ez a hónap, Előző hónap, Egyedi) csak az Elszámolva kártyára, az időszak tételeire és az exportra hat.
A partnerek összesítője
Partnerenként: Most kint (hány készülék van nála, a legrégebbi hány napja), Visszajött az időszakban, az időszak elfogadott díja és az összes elszámolatlan összeg. Jelvények:
- N jóváhagyásra vár (borostyán) — a partner elszámolást kért tőled, a te jóváhagyásodra vár.
- N nekik végzett vár — kapcsolt partnernél: amit TE végeztél neki, és még nincs elszámolva.
- Késik / Kész — a kint lévő készülékek közül hány késik, és hány kész a partnernél.
Kattints a partnerre: alatta megjelennek a kártyái.
Két irány
- Mi adtunk ki nekik — a partnernek kiadott munkák. A díjuk nálad költség: te fizetsz neki.
- Ők adtak nekünk — csak kapcsolt Munkalapozz-partnernél: a tőle jött, általad végzett munkák. Ez nálad bevétel: ő fizet neked.
A két irány elszámolása külön marad (nincs „beszámítás”): az egyik kiadás, a másik bevétel. Ha egy irányban nincs semmi, egy sor jelzi: Nincs ügylet ebben az irányban.
A három kártya
- Elszámolható — ami MOST elszámolható, időszaktól függetlenül: visszavett, elfogadott díjú, még el nem számolt munka. Pipákkal: alapból minden kijelölve, bármelyik kivehető — a kimaradt a következő elszámolásra vár. Alatta a kijelölés összege és az Elszámolás indítása gomb.
- Folyamatban — minden élő ügylet, ami még NEM elszámolható, az okával (lásd lent).
- Elszámolva az időszakban — az időszak elszámolásai: dátum, hány munka, összeg, ki indította, ki hagyta jóvá, a könyvelés állapota (Könyvelve / Könyvelésre vár / Itt nem könyvelve), a megjegyzés. A visszavont és az elutasított is itt áll, áthúzva. Innen pótolható a könyvelés (Könyvelem) és itt a Visszavonás.
Alul lenyíló blokkban Az időszak tételei: a visszavétel napja szerint, a díjjal, az ügyfélárral és a haszonnal (ezeket csak az látja, akinek a beszerzési ár látható) — ugyanez kerül az exportba is.
A Folyamatban okai
Mi adtunk ki nekik irányban:
- A partnernél · állapot (Átvette, Dolgozik rajta, Alkatrészre vár) — még nincs kész.
- Kész — nincs visszavéve — a partner végzett, de még nem vetted vissza. Vedd vissza (Visszajött), utána elszámolható.
- A díj nincs elfogadva (a jelentett összeggel) — fogadd el a partner jelentésében a munkalapon.
- A partner még nem adta át — kapcsolt partnernél: ő még nem nyomta meg az Átadom-ot.
- Eltér: nálunk X, a partnernél Y — kapcsolt partnernél a te elfogadott díjad és az ő munkalapjának kifizetetlen része nem egyezik. Előbb a díjat kell rendezni (lásd lent).
Ők adtak nekünk irányban:
- Átvételre vár — a partner kiadta, még nem vetted át (Bejövő munkák).
- Átvettük, még nem adtuk át — dolgozol rajta; az összeg csak az átadás után végleges.
- Átadtuk, a partner még nem vette vissza — nála a visszavétel kézi; amíg nem vette vissza, nem számolható el.
- A partner még nem fogadta el a díjat — a munkalapod összege nála a díj; ő fogadja el.
- Eltér: nálunk X, a partnernél Y — lásd lent.
- A kapcsolat megszűnt / A partner egyoldalúan elszámolta — ritka; lásd a kapcsolt fiók cikkét.
Elszámolás fiók nélküli partnerrel (egyoldalú)
- Az Elszámolható kártyán hagyd kijelölve, amit elszámolsz.
- Elszámolva → az ablakban:
- Hogyan fizeted ki? — Könyvelem (Kassza, Széf vagy Bank: azonnal keletkezik a Pénz ki · Külső szerviz tétel), Később könyvelem vagy Itt nem könyvelem (lásd Könyvelés);
- megjegyzés (pl. a partner számlájának száma — a partner is látja az appjában);
- megerősítés.
- A tételek az Elszámolva kártyára kerülnek; a partner az appjában látja az elszámolást. „Később könyvelem” esetén az Elszámolva kártyán Könyvelésre vár, onnan Könyvelem.
Visszavonható (Visszavonás): a tételek újra elszámolhatók lesznek, a „Pénz ki” tételt egy ellentételező tétel semlegesíti (a mai napon).
Elszámolás kapcsolt Munkalapozz-partnerrel (kétoldalú)
Bármelyik fél indíthatja, a másik jóváhagyja — mindketten a saját pénzhelyükre könyvelnek.
- Indítás: az Elszámolható kártyán (A partner jóváhagyásával csoport) jelöld ki a munkákat → Elszámolás indítása. Az ablakban:
- Hogyan fizeted ki? (ha te fizetsz) vagy Hogyan kapod meg? (ha neked fizetnek) — lásd Könyvelés;
- megjegyzés (a partner is látja; pl. a számla száma);
- Elküldöm: N munka, összeg. A munkák ekkor a javaslat alá kerülnek; nálad Elküldve … — a partner jóváhagyására vár kártya áll felül, amíg ő nem dönt (innen Visszavonom).
- A partner belső értesítést kap („… elszámolást kér”), és nála a kimutatás tetején kártya jelenik meg: „Partner” elszámolást kér: N munka, összeg → Jóváhagyom (a saját könyvelése választásával) vagy Elutasítom (megjegyzéssel — te látod, miért).
- Jóváhagyáskor mindkét fél egyszerre könyvel, és a munkák mindkét oldalon az Elszámolva kártyára kerülnek. Te értesítést kapsz („… jóváhagyta az elszámolást”). Elutasításkor a munkák újra elszámolhatók.
Ha a jóváhagyásra vársz, a te könyvelésed addig nem fut le: semmi nem mozdul, amíg a partner nem dönt.
Könyvelés: hova kerül a pénz
Kapcsolt partnernél a választás az indításkor (a te oldaladra), illetve a jóváhagyáskor (a jóváhagyó oldalára) történik, és a jóváhagyáskor fut le; fiók nélküli partnernél az Elszámolva ablakban, és azonnal lefut:
- Könyvelem
- ha te fizetsz: válaszd a pénzhelyet — Kassza, Széf vagy Bank. Egy Pénz ki tétel keletkezik Külső szerviz jogcímmel (a banknál átutalásként), a partner nevével és a megjegyzéssel.
- ha neked fizetnek: válaszd a módot — Átutalás, Készpénz vagy Egyéb. Minden munkalap saját befizetést kap, így a munkalap fizetve lesz, és a bevétel a riportokban is megjelenik. Készpénznél a pénz a kasszába kerül (több kasszánál választhatsz); átutalásnál a munkalapon fizetésként áll, mint minden más átutalásos befizetés (a bank egyenlegét a munkalap-befizetés nem vezeti).
- Később könyvelem — elszámolva, de a pénz még nem ment. Az Elszámolva kártyán Könyvelésre vár jelzéssel áll, onnan Könyvelem gombbal egy lépésben pótolható (pénzhellyel / móddal, vagy „Itt nem könyvelem”).
- Itt nem könyvelem — ha a bankot máshol vezeted, vagy nincs bolti kasszád. Az elszámolás lezárul, pénzmozgás nincs.
Fontos: a Külső szerviz jogcímű kasszatételt a kassza Sztornó gombja nem fordítja vissza — a javítás az elszámolás visszavonása. A befizetést a munkalap Befizetések ablakában sem törölheted: az is a visszavonással jön.
Visszavonás
- A saját javaslatodat, amíg a partner nem döntött: a felső kártyán Visszavonom. Pénz még nem mozdult.
- A jóváhagyott elszámolást bármelyik fél visszavonhatja (Elszámolva kártya → Visszavonás). Ilyenkor mindkét oldal visszaáll: a Pénz ki tételt egy ellentételező tétel semlegesíti (a MAI napon — a lezárt kasszanap nem változik), a munkalapok befizetései törlődnek (a naplóban indokkal), a munkák újra elszámolhatók. A partner értesítést kap.
- A régi, egyoldalú elszámolás visszavonása ugyanígy a tételeket nyitja újra.
Mikor nem egyezik az összeg, és mit tegyél
Kapcsolt partnernél a díj a partner munkalapjának összege (amit ő az átadáskor neked kér). Eltérés lehet, ha:
- a díjat még a munkalap javítása előtt fogadtad el, és ő utána módosította a tételeit;
- részben már fizettél neki (előleg), vagy más összeget beszéltetek meg. Megoldás: egyeztessetek a Kommunikációban; ő javítja a munkalapját (ha a díj változik, újra jelent, és te elfogadod), vagy te fogadod el az ő összegét. Amíg eltér, a munka a Folyamatban kártyán áll az okkal, és eltérő összeggel nem lehet elszámolni (indításkor és jóváhagyáskor is ellenőrizzük).
Export
A kimutatás CSV és XLSX gombjai: az időszak tételei (a visszavétel napja szerint, díjjal; ügyfélárral és haszonnal, ha látod), és alattuk (az XLSX-ben irányonként külön munkalapon) a három kártya: Elszámolható, Folyamatban az okkal, Elszámolva az időszakban (állapot, könyvelés, ki indította, ki hagyta jóvá). Pénz nélküli jogosultságnál az összeg-oszlopok kimaradnak.
Gyakori kérdések
- Miért nincs egy munka az Elszámolható kártyán? Nézd meg a Folyamatban kártyán az okát (nincs visszavéve, nincs elfogadva a díj, eltér az összeg, a partner még nem adta át…). Ami díj nélkül jött vissza, és nincs vele teendő, az csak az időszak tételei között látszik.
- Mennyivel tartozom a partnernek? A partnerlistán az Elszámolatlan (összesen) oszlop, a részletek az Elszámolható kártyán.
- Elszámolhatok csak egy részt? Igen: vedd ki a pipát a többiről, azok a következő elszámolásra várnak.
- A partner kért elszámolást, de nem stimmel. Elutasítom, és írd meg, miért — ő látja, és újat indíthat.
- Elszámoltam, de a pénz még nem ment. Válaszd a Később könyvelem-et, és amikor kifizetted, Könyvelem.
- Hol látom a kifizetést a kasszában? A választott pénzhely naplójában Pénz ki · Külső szerviz tételként.
- A munkalapom „fizetetlen” maradt, pedig elszámoltunk. Ha „Itt nem könyvelem” vagy „Később könyvelem” volt, a munkalapon nincs befizetés — de a fizetetlen szűrő és a riport az elszámolt munkát nem számolja tartozásnak. A munkalapon zöld Elszámolva jelvény áll (könyvelésre várónál „könyvelésre vár” tippel).
- Megkérdezhetem a súgót is? Igen: az AI-súgó olvassa a kimutatást (a jogaid szerint) — „mennyivel tartozom X-nek?”, „mi vár jóváhagyásra?”, „mi késik a partnereknél?”, „mit számoltunk el októberben X-szel?”.
- Kapok értesítést? Igen, kapcsolt partnernél: ha elszámolást kér (a csengőn és push-ban), ha jóváhagyta, elutasította vagy visszavonta (a csengőn). Az értesítés a kimutatásra visz. Beállítás: Beállítások → Értesítések.
Ha nem látod / nem működik
- Nem látod a menüpontot vagy az összegeket — a kimutatáshoz pénz-láthatóság kell; a díj, az ügyfélár és a haszon a jogosultságod szerint látszik.
- Nincs Elszámolás indítása / Jóváhagyom gomb — ha te fizetsz, a beszerzési ár láthatósága kell; ha neked fizetnek, a befizetés rögzítésének joga. A kasszás könyveléshez a kassza joga is kell (a széfhez és a bankhoz külön).
- „Ebben a fiókban nincs kassza” — nincs bolti munkaterület: válaszd az Itt nem könyvelem-et.
- „Válaszd ki a pénzhelyet / a kasszát” — több pénzhely (kassza) van, választanod kell.
- „A két oldalon nem egyezik az összeg” — lásd fent; előbb a díjat rendezzétek.
- „Az összeg közben megváltozott” — a lista frissült; nézd át, és indítsd újra (vagy a partner indítson újat).
- „A kapcsolat a partnerrel nem él” — a kapcsolatot megszüntették: új kétoldalú elszámolás nem indítható, a jóváhagyott nem vonható vissza; a saját könyvelésedet kézzel javíthatod (kassza, Befizetések).